ABANT İZZET BAYSAL ÜNİVERSİTESİ

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ ve İŞLEYİŞ YÖNERGESİ

(29.12.2006 tarihli 2006/89 sayılı Senato Kararı)

18.03.2008 tarih ve 2008/18 sayılı Senato Kararı ile yapılan değişiklikler eklenmiştir.

Amaç:

Madde l - Bu Yönergenin amacı, Abant İzzet Baysal Üniversitesinde kayıtlı bulunan öğrencilerin oluşturdukları ve oluşturacakları toplulukların kuruluşlarına, işleyişlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Madde 2 -  Bu yönerge Abant İzzet Baysal Üniversitesi öğrencilerinin bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif etkinliklerde bulunmak üzere oluşturdukları öğrenci topluluklarında, bu tür etkinlikler ile akademik gelişmelerini desteklemek ve kendisine güvenen sorumlu bireyler olarak yetiştirilmesi amacı ile hazırlanmıştır.

Madde 3 - Öğrenci Topluluklarının kurulması ve öğrencilerin bu topluluklarda görev alarak bilgi, yetenek ve ilgileri ölçüsünde kişisel potansiyellerini geliştirmeleri ve içinde bulundukları gruba ve öğrenim gördükleri üniversiteye katkıda bulunmaları hedeflenmektedir.

           Abant İzzet Baysal Üniversitesi Öğrenci Topluluklarının çalışmalarında aşağıdaki ilkelerin yaşama geçirilmesini benimsemektedir.

a) Öğrenci Toplulukları, yapılan etkinliğe bağlı olarak üniversite olanakları ölçüsünde yararlandırılması,

b) Üniversite tarafından desteklenen program ve etkinliklerin, öğrencilerin gelişim ihtiyaçlarına uygun olmasının ve öğrencilerin farklı ihtiyaçlarını karşılayabilmesinin gözetilmesi,

c) Öğrencilerin, Öğrenci Toplulukları, bölümler ve sivil toplum örgütleri (siyasal partiler dışında) ile işbirliğinde bulunmalarının desteklenmesi,

d) Öğrencilerin, yetenek ve becerilerini ortaya çıkarıp kendilerini ifade edebilmelerine fırsat veren bir ortamın yaratılması,

e) Öğrencilerin eğitim ve öğretim amaçlarına ulaşmalarının mümkün kılınması ve bunun için fırsatlar oluşturulması,

f) Bilimsel ve teknolojik gelişmelerin izlenmesinin teşvik edilmesi ve desteklenmesi,

g) Üniversitenin her biriminde entelektüel ve eğitsel bir atmosfer oluşturulması ve bunun sürdürülmesi,

 h) Üniversite öğrencileri’nin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarının, can ve mal güvenliği ile kişisel haklarını kullanmalarının sağlanması, Yükseköğretim Kurumları ile ilgili yasa ve yönetmeliklerle öğrencilerin kişisel gelişiminin, olgunluğunun ve sorumluluğunun vurgulanması.

ı) Topluluklar Üniversitede formel eğitim verilen konular dışında faaliyet göstermelidir.

Öğrenci Topluluklarının Organizasyonu:

Madde 4 - Öğrenci Toplulukları ve bu topluluklarda üstlenilen görevler, öğrenciler için liderlik vasıflarını, kişiler arası sosyal ilişkilerini ve karar verme becerilerini geliştiren önemli fırsatlar sağlar. Abant İzzet Baysal Üniversitesi, Öğrenci Toplulukları’nın akademik yaşam ve öğrencilerin kampus hayatındaki yerinin bilincinde olarak yürürlükte bulunan yasa, yönetmelik ve kurallara uygun olarak öğrencilerin mevcut topluluklarda görev almalarını veya yeni öğrenci toplulukları oluşturmalarını destekler.

Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu:

Madde 5 - Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu, öğrenci topluluklarının kuruluşları ve işleyişlerinden sorumlu bir komisyondur. Bu Komisyon Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’ndan sorumlu Rektör Yardımcısı, Kültür ve Spor Hizmetleri Şube Müdürü, Öğrenci Topluluklarının Akademik Danışmanlarının kendi aralarından Rektörce atanacak 1 kişi, Öğrenci Topluluklarının Başkanlarının kendi aralarından seçecekleri 3 kişi, (seçim her yıl yenilenir) Öğrenci Konseyi Temsilcisi olmak üzere 7 üyeden oluşur. Komisyonun sekretarya hizmetlerini Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı yürütür.

Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu, Öğrenci Topluluklarının Etkinlik Programı ve Bütçesini onaylar, amacı dışında üniversite içinde veya dışında izinsiz etkinlik gerçekleştiren, yılsonunda amaçları doğrultusunda yeterli etkinlikte bulunmayan, Akademik Danışman’ı olmayan Öğrenci Topluluklarını uyarır. Gerekli gördüğü Öğrenci Topluluklarının kapatılmalarını Rektöre önerir. Kapatılan Öğrenci Topluluklarının mal varlıkları (eğer varsa) kapatılma durumunda Öğrenci Etkinlikleri Komisyonunca uygun görülen diğer topluluklara verilir.

Tüzük:

Madde 6-  Bir Öğrenci Topluluğunun kurulabilmesi için en az 20 öğrencinin kurucu üye olması, topluluğunun kendi amaç ve işleyişlerini açık bir şekilde tanımlayan bir iç tüzüğün hazırlanması gerekir. Bu tüzükte aşağıda belirtilen hususların bulunması zorunludur;

a)      Topluluğun adı ,

b)      Topluluğun amacı ve bu amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili başlıca etkinlik alanları ve çalışma şekli,

c)      Topluluğa üye olma, üyelikten çıkma ve üyeliklerinin dondurulma koşulları,

d)       Topluluk Yönetim Kurulunun Başkanı, Başkan Yardımcısı (ları), Sekreter, muhasip üye ve üyelerinin seçimi usulü, Yönetim Kurulunun Asil ve Yedek Üye sayısı

e)      Yönetim Kurulunun ve Denetleme Kurulunun görev ve yetkileri,

Öğrenci Topluluğunun Kuruluşu:

Madde 7 – Öğrenci Toplulukları’nın kurulma işlemleri, kurucu üye listesi ve topluluk tüzüğünün ekli olduğu bir dilekçe ile Sağlık-Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na başvurularak yapılır. Topluluk tüzüğünün "Öğrenci Etkinlikler Komisyonu" tarafından incelenmesi sonucunda koşulları uygun görüldüğü takdirde topluluğun kurulmasına Rektörlük onayı alınarak izin verilir

Topluluk Adı:

Madde 8 - Öğrenci Topluluğunun adı, amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı Kampüste amacı ve ismi aynı birden fazla öğrenci topluluğu kurulamaz. “Abant İzzet Baysal Üniversitesi” topluluk adının başında olmak zorundadır.

Haberleşme Adresi:

Madde 9 - Her öğrenci topluluğu, haberleşme için Üniversite içinde adres, telefon ve elektronik posta adresini Sağlık-Kültür ve Spor Daire Başkanlığı aracılığı ile sağlar. Üniversite yönetiminin topluluk ile haberleşmesi bu adres aracılığı ile yapılır.

Topluluk Organları:

Madde 10 –

a) Genel Kurul : Kayıtlı tüm üyelerden oluşur.

b) Yönetim Kurulu : En az 5 en çok 7 asil ile 2 ya da 3 yedek üyeden oluşur.

c) Denetleme Kurulu : 3 asil ve 1 yedek üyeden oluşur.

Üyenin Yönetim Kuruluna seçilebilmesi için, disiplin cezası almamış olması, genel not ortalaması en az 2.00 olması ön koşuldur.

Öğrenci Topluluğunun başkan, yönetim ile denetleme kurulu üyeleri seçilmelerini izleyen 15 gün içinde kimlik bilgileri ve haberleşme adreslerini Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na bildirilir.

10.1-

a) AİBÜ (Önlisans, Lisans, Lisans üstü) öğrencileri topluluk üyesi olabilir.

b) AİBÜ mezunlarının topluluk üyelikleri sona erer.

c) Bir öğrenci birden fazla topluluğa üye olabilir, ancak birden fazla topluluğun yönetiminde ve denetiminde görev alamaz.

10.2- Genel Kurul Oluşumu, İşleyişi, Görev ve Yetkileri:

a) Topluluğun en yetkili karar organıdır.

b) Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur.

c) Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin en az yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa ikinci toplantı çoğunluk aranmaksızın bir hafta sonra yapılır.

d) Yönetim Kurulunun veya Denetim Kurulunun önerileri ya da üye sayısının1/3’ünün yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.

e) Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar.

f) Öğrenim yılı başında etkinlik raporlarını onaylar, öğrenim yılı sonunda ise topluluğun Dönem Sonu Raporunu, gelir-gider çizelgesini ve denetleme kurulunun raporlarını inceler ve karara bağlar.

g) Rektörlük gerek görürse genel kurulda gözlemci bulundurabilir.

10.3- Yönetim Kurulu Oluşumu, İşleyişi, Görev ve Yetkileri

a) Genel Kurulda gizli oyla seçilen en az beş, en çok yedi asil üyeden oluşur. 2 ya da 3 yedek üye seçilir.

b) İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan, topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye topluluğun tüm parasal işlerini yürütür ve gerekli belgeleri düzenli olarak tutar.

c) Seçim sonuçlarını bir hafta içinde, tutanakla birlikte Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na iletir.

d) Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, Genel Kurul kararlarını uygular.

e) Başkanın sorumluluğunda, yasalarda, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır.

f) Başkanın sorumluğunda, topluluk etkinliklerinde geçici olarak çalışmak isteyen diğer üniversite öğrencileri için Akademik Danışmanın bilgisi içinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na başvurur ve Rektörlük onayını alır.

g) Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk Akademik Danışmanın bilgisi içinde, başkanın yazılı başvurusu ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Rektörlükten izin alır.

h) Çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na verir.

ı) Genel Kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar. Olağan ve Olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurur.

i) Topluluklar kullanacakları yerler için Rektörlükten izin alırlar. Bu yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanımından ve denetlenmesinden sorumludurlar. Bununla ilgili düzenleme ve disiplin önlemlerine kendi tüzükleri içinde yer verirler.

j) Çalışma yan kurulları kurar ve bu yan kurulların çalışmalarını denetler.

k) Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur ve uygular.

10.4- Denetleme Kurulu Oluşumu, İşleyişi, Görev ve Yetkileri:

a) Genel Kurulda seçilen üç asıl ve bir yedek üyeden oluşur.

b) Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.

c) Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programın ve bütçenin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.

d) Satın alınan eşyanın Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Ayniyat Saymanlığı’na kaydettirilmesini sağlar.

Topluluk Akademik Danışmanı:

Madde 11 - Her Öğrenci Topluluğu’nun en az bir akademik danışmanı olması zorunludur. Akademik Danışman, Rektör tarafından Abant İzzet Baysal Üniversitesi akademik elemanları arasından görevlendirilir. Danışman Üniversite nezdinde, yürürlükte bulunan yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde, Öğrenci Topluluğundan sorumlu kişi olup, topluluğun çalışma alanı ile ilgili konularda danışmanlık yapar. Öğrenci Topluluğunun Üniversite ile ilgili olan ilişkilerinde yardımcı olur. Öğrenci Toplulukları onaylanmış yıllık etkinlik programlarına, ek bir etkinlikte bulunmak istediği zaman, akademik danışmanın onayını almak zorundadır.

Topluluk Akademik Danışmanı, topluluk ile ilgili sorun (lar) yaşadığı zaman, durumu Öğrenci Etkinlikleri Komisyonuna rapor eder.

Üniversitenin merkez kampusü dışında diğer kampüslerinde aynı adla topluluk şubesi kurulabilir.

Topluluk şubelerinin kuruluşu ve işleyişi, AİBÜ öğrenci toplulukları kuruluş ve işleyiş yönergesine göre yapılır.

Madde 12- Topluluklar aşağıda belirtilen defterleri tutmak ve belgeleri düzenlemekle yükümlüdürler.

a)      Üye Kayıt

b)      Gelen – Giden Evrak

c)      Yönetim Kurulu Kararları

d)      Demirbaş Listesi

e)      Gelirler – Giderler

f)        Gelir Makbuzu

Etkinlik Raporu :

Madde 13 – Her Öğrenci Topluluğu, son akademik yılda gerçekleştirdiği etkinlikleri ve bu etkinlikleri düzenlerken karşılaştığı kolaylaştırıcı ve güçleştirici unsurları belirten bir etkinlik raporu hazırlayarak, bu raporu en geç bahar dönemi genel sınavları bitiminden sonraki iki hafta içinde Sağlık-Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na vermelidir. Etkinlik Raporunu zamanında vermeyen Yönetim Kurulu üyelerinin üyelikleri sona erer.

Öğrenci Topluluklarının İzlenmesi ve İşleyişi:

Madde 14- Öğrenci Toplulukları her akademik yıl başında, en geç 4 hafta içinde Genel Kurullarını yaparak Yönetim ve Denetim Kurullarını belirler. Topluluk, Yönetim ve Denetim Kurulları asil ve yedek üyeleri ile Öğrenci Topluluğunun üyelerin isimleri, yeni Akademik Yılın Etkinlik Programı / Bütçe önerilerini Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu’na sunar. Bu süre dışında kurulan Öğrenci Topluluklarının Etkinlik Programı kısmen desteklenebilir.

Akademik yılın ilk 4 haftası içinde yeni Akademik yılın Etkinlik programları ve bütçe önerilerini, Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu’na sunmayan öğrenci topluluklarının etkinlikleri bir sonraki dönem başına kadar durdurulur.

Etkinlikleri askıya alınmış Öğrenci Topluluğu etkin bir Öğrenci Topluluğu ile işbirliği yapamaz.

Toplulukların etkinlik programlarında yer alan etkinliklerde, gerekli koordinasyonun sağlanması için (İzin alınması, salon tahsisi, duyuru vb.) Öğrenci Topluluğu’nun Yönetim Kurulu en geç 15 gün önceden Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na bir dilekçe ile başvuru yapar.

Öğrenci Toplulukları, etkinlik programlarını Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu’na sunmadan önce Akademik Danışmanlarının onayını alır.

Madde 15 - Öğrenci Toplulukları aracılığı ile yapılan etkinliklerde "Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği"nin ihlali durumunda, AİBÜ öğrenci disiplin yönetmeliği hükümleri uygulanır.

Öğrenci Topluluğuna Yeni Üye Kazandırma:

Madde 16 - Öğrenci Toplulukları, AİBÜ Üniversitesi içinde yıl boyu süren etkinliklerden yararlanarak, Öğrenci Toplulukları tanıtım festivali, bahar festivali, gazete, dergi reklâmları, el ilanları aracılığı ile tanıtım ve reklâmlarını yapabilir ve üye sayılarını arttırabilirler.

Öğrenci Topluluklarının Yararlanabileceği Üniversite Hizmetleri:

Madde 17 –Öğrenci Toplulukları yapacakları etkinlik ve programların uygulanmasında Rektörlüğün uygun göreceği üniversitenin tüm olanaklarından yararlanabilir.

Öğrenci Topluluklarının Mali Kaynakları:

Madde 18- Abant İzzet Baysal Üniversite Öğrenci Topluluklarının amaç ve işleyişi, mali kaynağa ihtiyaç duyulan etkinlikler düzenlemeyi hedeflemese de, toplulukların seçmiş oldukları bazı program, etkinlik ve hizmetlerin gerçekleştirilmesinde, Üniversitenin sağladığı hizmetler dışındaki ihtiyaçlar için mali desteği aşağıda belirtilen şekillerde sağlayabilirler:

1) Sponsorluk,

2) Bağış toplama etkinlikleri,

3) Topluluk üyelerinin ürettiği mal ve hizmetler.

Öğrenci Toplulukları temin ettikleri tüm gelirler için, Gelir makbuzu keser ve kaydını muhasip üye marifeti ile tutar. 

Sponsorluk:

Madde 19 - Öğrenci Toplulukları ve şubeleri, etkinliklerine mali kaynak sağlayabilmek amacıyla çeşitli özel ve devlet kamu kurum ve kuruluşlarından sponsorluk desteği alabilirler. Sponsorluk hizmeti almadan önce yapılacak işbirliği ve sağlanacak destek hakkında Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu’na bilgi verirler. Üniversite yönetiminden onay alındığı takdirde sponsorluk sözleşmesi imzalayabilirler.

Sponsor olan kişi ve kuruluşların yaptıkları etkinlikler ve tanıtım çalışmaları yasa ve yönetmeliklere uygun olmalıdır. Sponsorluk anlaşması Abant İzzet Baysal Üniversitesini yasal ve mali sorumluluğa sokucu nitelikte olamaz. Kamu menfaatlerine ve insan sağlığına zararlı mal ve hizmet üreten ve pazarlayan şirketlerin sponsorluk önerileri kabul edilemez.

Yasa dışı kuruluşlar ve yüz kızartıcı suçlardan ağır hüküm giymiş kişiler sponsor olamaz.

Mali Kaynak Oluşturucu Etkinlik Düzenleme:

Madde 20 - Öğrenci topluluklarının belli bir amacı gerçekleştirmek için düzenleyebilecekleri gelir getirici etkinlikler aşağıda belirtilmiştir. Öğrenciler bu etkinliklerinde Üniversitenin bina ve diğer imkânlarından yararlanabilirler.

a) Mal ve Hizmet Sunumu: Öğrenci Toplulukları, üniversitenin açık ve kapalı alanları içinde kermes, dans, parti düzenleyebilir ve karşılığında ücret talep edebilirler.

b) Yardım ve Bağış Kabulü: Öğrenci Toplulukları, Üniversite içinde izin alınacak mekânlarda, Rektörlük Onayını alarak makbuz karşılığında yardım veya bağış toplayabilirler. Bu etkinlik sırasında el ilanları veya tanıtıcı broşürler dağıtabilirler. Bu tür etkinliklerde yardım toplayan topluluk kendisini tanıtmalı, bağışın hangi amaçla kabul edildiği belirtilmelidir. Bağış toplama sırasında hiç kimse zorlanmaz. 

c) Eşya / Hediye Çekilişi Düzenleme: Öğrenci Topluluklarının düzenleyeceği etkinliklerin organizasyonu için öğrenci, akademik ve idari personelin katılabileceği eşya veya hediye çekilişi düzenlenebilir. Kullanılan her türlü bilet, davetiye ya da afişte etkinliğin amacı belirtilmelidir. Bu etkinliklerde ödül olarak para, tütün ve alkol vb. zararlı ürünler verilemez.

d) Biletli Etkinlik Düzenleme: Öğrenci Toplulukları gelir sağlamak amacıyla konser, sinema, tiyatro gösterileri düzenleyebilirler. Bu etkinlik sürecinde bastırılan bilet veya davetiyelerin üzerinde etkinliği düzenleyen topluluğun adı, etkinliğin adı, yer ve etkinlik tarihi, etkinliğin ücreti ve bilet numarası belirtilir.

               Öğrenci Toplulukları, etkinlik programında yer almayan gelir sağlayıcı bir etkinlik için Öğrenci Etkinlikleri Komisyonuna başvurup izin almak zorundadır.

Topluluk Hesaplarının İşler Halde Tutulması:

Madde 21 - Her öğrenci topluluğunun muhasip üyesi, sahip olunan parayı takip etmek zorundadır. Harcamaların belgeye dayalı olmasından, Gelir makbuzları ile harcamaların fatura veya fişlerinin muhasebe defter kayıtlarının düzenli ve usulüne uygun olarak tutulmasından topluluk muhasip üyesi sorumludur. Öğrenci topluluğunun mevcut parası banka hesabında tutulmalı ve harcamalar için alınacak avans en kısa zamanda kapatılmalıdır.

Üniversite Tarafından Mali Destek Verilebilecek Etkinlikler:

Madde 22 - Öğrenci toplulukları aracılığı ile düzenlenen etkinliklerde, Sağlık-Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bütçesinden mali destek talebinde bulunulabilecek harcama başlıkları aşağıda sıralanmıştır.

a) Afiş, el ilanı, poster ve form baskısı,

b) Kırtasiye ve genel ofis malzemesi, ofis araç ve gereçleri,

c) Işık ve ses düzeni, dekor gereçleri, kostüm ve müzisyen temini

d) Ulaşım aracı.

Yürürlük:

Madde 23 - Bu Yönerge Abant İzzet Baysal Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme:

Madde 24 - Bu Yönetmelik hükümlerini Abant İzzet Baysal Üniversitesi Rektörü yürütür.

GEÇİCİ MADDE l - Bu Yönergenin yürürlüğünden önce kurulmuş olan öğrenci toplulukları bu Yönergenin yürürlük tarihini takip eden dönemin üçüncü haftasına kadar bir önceki döneme ait Etkinlik Raporu ve içinde bulunulan yıla ait Etkinlik Programı / Bütçe teklifini ve varsa tüzük değişikliklerini Öğrenci Etkinlikleri Komisyonu’na teslim ederler. Bu süre içerisinde teslim etmeyen öğrenci topluluklarının etkinlikleri dondurulur. 

          GEÇİCİ MADDE 2- Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren eski öğrenci toplulukları yönergesi ortadan kalkar.